4. 행사 큐시트
행사 큐시트는 행사에서 이루어지는 일들을 계획, 수행, 종료를 위한 목록과 일정을 기록하는 문서입니다.
체크 리스트가 행사의 전체 과정을 다루는 문서라면, 큐시트는 행사 당일에 원할한 행사 진행을 위해서 중요한 문서입니다.
자주하는 실수❗
불필요하게 긴 문장 혹은 세부사항 : 큐 시트가 지저분해지고 정보 파악이 어려워집니다.
중요하지 않은 정보의 기록 : 큐 시트는 총괄적인 내용을 담아야 하므로 필요한 정보와 중요도가 높은 내용에 집중해야 합니다.
기록하지 않은 것이 있거나 잘못된 정보를 기록 : 이 경우, 커뮤니케이션이 제대로 이루어지지 않아 오류가 생길 수 있습니다.
정보를 장황하게 기록하는 경우 : 큐 시트는 대부분이 급한 상황에서 작성되므로, 간결하면서도 명확한 정보 또는 내용으로 작성하는 것이 중요합니다.
일관성 없는 레이아웃 또는 서식 : 일관성을 유지하는 것은 클라이언트와의 신뢰도를 높이는데 도움이 됩니다.
행사 큐시트는 행사기획자 뿐만 아니라, 각종 업체들(무대업체, 사회자, 공연자, 클라이언트 등)도 참고하기 때문에, 이해가 쉽게 작성해야 합니다.
또한 예기치 않은 일이 발생해도 대처가 쉽도록 유연한 구성을 갖추어야 합니다.
5. 타임 테이블
행사 타임 테이블은 행사의 일정을 보여주는 문서입니다. 행사 타임 테이블 작성 시, 고려해야 할 내용은 다음과 같습니다.
- 행사 일자, 장소, 시간
- 참가자, 연사자, 출연자 등의 이름
- 각 프로그램의 제목, 내용, 진행 시간
- 진행 순서나 프로그램 간의 연결점
- 기타 특이사항
주의사항❗
- 목적 및 개요 : 행사의 목적과 내용에 따라서, 어떤 세부 내용을 작성해야하는지 분석해야 합니다.
- 시간 예산 : 시간 관리에 유의해야 합니다. 적정한 시간 예산을 계획하고, 각 세션 및 프로그램에 적정한 시간을 할애하여, 프로그램이 시간 내에 진행될 수 있도록 해야합니다.
- 여유 시간 확보 : 예기치 못한 일정 변화가 발생할 가능성이 있으니, 이에도 빠르게 대응하기 위해 충분한 여유 시간을 두고, 타임 테이블을 작성해야 합니다.
6. 출연진 리스트
출연진 리스트는 보통 사회자나 공연팀 리스트를 의미합니다.
해당 행사에 출연하는 인물들의 정보를 정리하여, 원할한 행사를 진행하기 위함입니다.
내용은 출연진 이름과 함께 동행하는 스텝(매니저, 스타일리스트, 안무팀 등)의 인원수, 차량대수 및 차량번호 등입니다.
인원은 제공 출력물 수량, 대기실 편성 및 식수/도시락 준비 시에 활용되며, 차량대수와 차량번호는 주차등록 시에 필요합니다.
7. BGM 리스트
BGM 리스트는 공연에 사용할 BGM을 공연자별로 정리한 자료이며, 원할한 공연을 위해서는 사전에 반드시 준비되어야 합니다.
주의사항❗
- 꼭 공연자에게 사용할 음악파일 및 링크를 받으시길 바랍니다.
- 리허설 시에 반드시 사용할 BGM을 틀어서 확인하실 바랍니다.
- BGM을 사용할 순서를 꼭 파악하시기 바랍니다.
- 특이사항이 있으면 반드시 작성하시길 바랍니다.
