공연 기획자를 위한 서식 다운로드

1. 견적서

견적서는 고객에게 그들이 구매 할 서비스나 제품에 대한 가격 견적을 상세하게 정리한 문서입니다.

행사 기획과정에서는 대행사가 클라이언트에 보내거나, 대행사가 각종 계약업체(음향업체, 무대설치 업체 등)에 받습니다.

견적서는 또한 고객과 원활한 커뮤니케이션을 위한 도구로 활용될 수 있습니다.

견적서를 통해 고객의 요구사항을 파악하면서 기업은 보다 나은 견적서 및 제공될 제품/서비스를 고려할 수 있습니다.

작성 팁❗

고객 요청사항 파악: 고객이 요청한 제품 또는 서비스에 대한 요구사항들을 자세히 파악합니다.
요청사항이 모호하면 세부사항을 추가로 문의하여 누락되는 내용이 없도록 합니다.
견적서 만들기: 요청사항을 바탕으로 제품 또는 서비스의 구성, 가격, 납기 일정 등 세부사항을 작성합니다.
세부사항은 모든 내용이 자세하고 명확하게 작성되도록 주의합니다.
검토 및 서면 작업: 작성된 견적서를 검토합니다. 오타나 누락 등을 체크하고, 고객에게 보내는 양식에 맞게 조판 작업을 완료합니다.

견적서를 작성할 때에는 고객에게 명확하게 전달하기 위해 정확하고 상세한 내용을 작성하여, 고객과의 의사소통을 수월하게 할 수 있도록 합니다.

2. 체크 리스트✔️

행사 체크리스트는 행사를 준비하며 필요한 일들을 명확하게 파악하고, 준비 과정에서 잊어먹지 않기 위해 사용하는 도구입니다.

행사 체크리스트는 단순히 준비하는 데 있어서만 유용한 도구가 아니라, 준비과정에서 일어날 수 있는 예기치 못한 상황에 대응하기에도 매우 유용합니다.

따라서 행사를 준비하는 모든 분들에게 행사 체크리스트 작성을 적극 권장합니다.

주의사항❗

체크리스트는 간결하고 명확하게 작성해야 합니다.
작성자는 조직적이고 체계적인 방법으로 체크리스트를 작성해야 합니다.
작성된 체크리스트는 반복적으로 사용될 수 있도록 변경 가능한 요소만 수정하여 재사용할 수 있게 작성해야 합니다.
체크리스트는 평가된 결과물입니다. 따라서 효과적인 체크리스트를 작성하기 위해서는 작업 결과를 분석하고, 상황에 따라 체크리스트를 수정해 나가는 것이 중요합니다.

3. 재해 대처 계획서

재해 대처 계획서는 행사 진행 과정에서 재해 발생 시 대처하는 방안을 정리한 문서입니다.

이 문서는 행사 진행 과정에서 발생할 수 있는 재해를 예측하고 대비할 수 있도록 도와주며, 재해 발생 시 빠르고 정확한 대처를 할 수 있게 합니다.

작성 팁으로는, 행사 담당자들 간의 의사소통이 원활하게 이루어질 수 있도록, 작성된 내용은 통일성 있게 체계적으로 구성하는 것이 좋습니다.

또한, 계획서 내용이 변경되었을 경우 반드시 모든 담당자들에게 전달해야 합니다.

주의사항❗

반드시 행사 크기 및 특성에 맞게 작성해야 합니다.
행사 재해 대처 계획서는 사전에 대비하는 것이기 때문에, 가능한 모든 재해 상황을 고려하여 작성해야 합니다.
대처 방안 및 대응 시간, 대응 조직에 대한 내용은 구체적이며 체계적으로 작성해야 합니다.
대처 방안은 시나리오별로 작성하면 더욱 효과적입니다.
대처 조직에 대해서는 역할 및 책임을 명확히 하고, 행사 담당자들 모두가 파악할 수 있도록 작성해야 합니다.

4. 행사 큐시트

행사 큐시트는 행사에서 이루어지는 일들을 계획, 수행, 종료를 위한 목록과 일정을 기록하는 문서입니다.

체크 리스트가 행사의 전체 과정을 다루는 문서라면, 큐시트는 행사 당일에 원할한 행사 진행을 위해서 중요한 문서입니다.

자주하는 실수❗

불필요하게 긴 문장 혹은 세부사항 : 큐 시트가 지저분해지고 정보 파악이 어려워집니다.
중요하지 않은 정보의 기록 : 큐 시트는 총괄적인 내용을 담아야 하므로 필요한 정보와 중요도가 높은 내용에 집중해야 합니다.
기록하지 않은 것이 있거나 잘못된 정보를 기록 : 이 경우, 커뮤니케이션이 제대로 이루어지지 않아 오류가 생길 수 있습니다.
정보를 장황하게 기록하는 경우 : 큐 시트는 대부분이 급한 상황에서 작성되므로, 간결하면서도 명확한 정보 또는 내용으로 작성하는 것이 중요합니다.
일관성 없는 레이아웃 또는 서식 : 일관성을 유지하는 것은 클라이언트와의 신뢰도를 높이는데 도움이 됩니다.

행사 큐시트는 행사기획자 뿐만 아니라, 각종 업체들(무대업체, 사회자, 공연자, 클라이언트 등)도 참고하기 때문에, 이해가 쉽게 작성해야 합니다.

또한 예기치 않은 일이 발생해도 대처가 쉽도록 유연한 구성을 갖추어야 합니다.

5. 타임 테이블

행사 타임 테이블은 행사의 일정을 보여주는 문서입니다. 행사 타임 테이블 작성 시, 고려해야 할 내용은 다음과 같습니다.

행사 일자, 장소, 시간
참가자, 연사자, 출연자 등의 이름
각 프로그램의 제목, 내용, 진행 시간
진행 순서나 프로그램 간의 연결점
기타 특이사항

주의사항❗

목적 및 개요 : 행사의 목적과 내용에 따라서, 어떤 세부 내용을 작성해야하는지 분석해야 합니다.
시간 예산 : 시간 관리에 유의해야 합니다. 적정한 시간 예산을 계획하고, 각 세션 및 프로그램에 적정한 시간을 할애하여, 프로그램이 시간 내에 진행될 수 있도록 해야합니다.
여유 시간 확보 : 예기치 못한 일정 변화가 발생할 가능성이 있으니, 이에도 빠르게 대응하기 위해 충분한 여유 시간을 두고, 타임 테이블을 작성해야 합니다.

6. 출연진 리스트

출연진 리스트는 보통 사회자나 공연팀 리스트를 의미합니다.

해당 행사에 출연하는 인물들의 정보를 정리하여, 원할한 행사를 진행하기 위함입니다.

내용은 출연진 이름과 함께 동행하는 스텝(매니저, 스타일리스트, 안무팀 등)의 인원수, 차량대수 및 차량번호 등입니다.

인원은 제공 출력물 수량, 대기실 편성 및 식수/도시락 준비 시에 활용되며, 차량대수와 차량번호는 주차등록 시에 필요합니다.

7. BGM 리스트

BGM 리스트는 공연에 사용할 BGM을 공연자별로 정리한 자료이며, 원할한 공연을 위해서는 사전에 반드시 준비되어야 합니다.

주의사항❗

꼭 공연자에게 사용할 음악파일 및 링크를 받으시길 바랍니다.
리허설 시에 반드시 사용할 BGM을 틀어서 확인하실 바랍니다.
BGM을 사용할 순서를 꼭 파악하시기 바랍니다.
특이사항이 있으면 반드시 작성하시길 바랍니다.

8. 스텝 리스트

스텝 리스트는 행사에 참여하는 모든 스텝들의 명단을 의미합니다.

업무내용 및 역할, 연락처 등의 내용을 작성하면 됩니다. 추가적으로 장소 도착시간도 함께 표기하면 좋습니다.

9. 식수/도시락 리스트

식수와 다과 및 도시락 등을 준비할 때 필요한 서식입니다.

사회자나 공연자의 경우는 식사를 하지 않는 경우도 있으니, 꼭 사전에 파악하기를 바랍니다.

식수의 경우는 다음 행사에서도 사용할 수 있기 때문에, 여유있게 준비하시는 것을 추천드립니다.

도시락 업체는 미리 선정해서, 주문까지 완료하시기 바랍니다.

10. 회의록

작성 팁 ❗

청취와 정리에 집중 : 회의록 작성자는 회의에서 나오는 의견과 결정 사항을 청취하고 정리하는 데 집중하기
빠르게 적고 수정하기 : 회의록을 작성할 때는 발언자의 말을 빠르게 적어 놓고, 회의가 끝나고 난 후에 필요한 부분을 정리하고 수정하기
구조화된 포맷 사용 : 회의록에는 일정, 참석자, 결정 사항, 토의 내용 등이 포함되어야 합니다. 미리 완성된 템플릿을 사용하거나 각 섹션에 대한 명확한 포맷을 고려하세요.